Federico Almada

Escribo esta entrada, con la esperanza de que la gente llegue y encuentre una respuesta más o menos razonable a esta pregunta.

Se me ocurrieron muchísimos títulos, como:

• Evite hacerle perder tiempo a sus destinatarios de correos electrónicos (ofensivo)
• Aprenda a redactar un correo electrónico (despreciativo)
• Sepa como NO molestar a sus destinatarios (ofensivo)
• y varios otros más…

Empecemos por el bendito asunto, que es básicamente el título del correo.

Piensen que cuando envían un correo, están contactando con la secretaria del destinatario por teléfono, y esta les pregunta ¿por qué tema sería?, previo a comunicarles con el destinatario.
En el asunto, debemos tratar de informar del mejor modo posible al destinatario, permitiéndole a este ahorrar tiempo al revisar sus correos. Si el asunto está vacío o contiene los famosos “títulos” como “hola”, “correo”, “mensaje”, “consulta”, “pregunta”, o incluso sin asunto… quien lo reciba, deberá abrir primero el correo y luego recién se dará una idea de lo que le estamos enviando.

Volvamos al caso de la secretaria, y veamos lo ridículo que sería una charla así:
- Yo: Si, quisiera hablar con el señor Perez
- Secretaria: Espere un momentito (…) ¿por qué asunto sería?
- Yo: “mensaje”/”consulta”/”pregunta”/o quedarse callado…

Ojo, con esto no digo que en el asunto pongan todo lo que quieren decir en el correo, sino un resumen que le permita al destinatario, saber que es lo que van a leer cuando abran el mismo.

Hay estudios que dicen que el usuario promedio puede llegar a perder hasta 8 minutos (me falta el enlace, lo sé) en revisar el correo… pero esto seguramente lo dicen si el mismo ¡está mal redactado!.

Básicamente, si a mi me llega un correo que dice “pregunta” y no me especifica que es… tardaré mucho más tiempo abriendo el mismo, que simplemente leyendo uno mejor titulado como “pregunta sobre php: conexiones a una base de datos mysql”. Si, el segundo asunto es mucho más largo, pero al menos que es lo que me pide tal o cual persona, y atenderé dicho correo en el momento oportuno (cuando tenga tiempo a sentarme y revisar donde tengo mis scripts, por ejemplo).

Otro tema dentro del asunto, no usen MAYUSCULAS a menos que sea REALMENTE URGENTE. Y como URGENTE, no hago referencia a que se nos esté acabando el mundo hoy a la tarde, sino más bien que es una tarea NECESARIA de ser ejecutada en un CORTO plazo de tiempo.

Tomen en cuenta, que NO DEBEN ABUSAR en el uso de este tipo de títulos, ya que luego pueden terminar siendo los pastorcitos que GRITAN LOBO, y NADIE LES CREE…

El mensaje (o contenido del correo), NO tiene que ser redactado en MAYUSCULAS, ya que esto generará cierto rechazo por quien lo reciba (y con justo motivo, simplemente NO es necesario). Piensen que sería como llamar a alguien por teléfono, y cuando te pregunta ¿qué pasa?, comenzás a gritarle como loco… consiguiendo alguna de las siguientes opciones:
a) te corta el teléfono
b) te insulta

El mensaje debería tener el menor contenido posible, y ser objetivo (sobretodo cuando hablamos de hacer negocios), en el sentido de brindar los datos necesarios para que la persona que lo recibe, no deba leerse un bibliorato para lograr entender porque la contactas.

Piensen que dentro del mensaje debería haber una especie de introducción, en donde se le hace la pregunta general (o se describe el “objetivo” del correo, más claro que el propio asunto), mientras que luego se pasa a dar más información para ayudar a la persona en esta tarea.

Tengo contactos en ambos lados, algunos que saben escribir correos (y se nota que reciben muchísimos, porque la verdad que el formato es casi siempre el mismo… de ahí he aprendido, admito), mientras otros que aún no logran acostumbrarse (o directamente nunca se pusieron a pensar en lo que provocan con un correo mal redactado).

Ojo, yo también cometo errores de este tipo, y me suele pasar cuando ando a las corridas con otros temas, aunque siempre trato de hacerlo de la mejor forma posible.

Si envío un correo mal redactado, siempre espero un poco más de la cuenta, ya que es un riesgo que uno debe asumir cuando lo hace… (por lo dicho anteriormente).

Espero que nadie se ofenda con este mensaje, es una forma de instruir a las personas para minimizar la pérdida de tiempo cuando escribimos un correo, y cuando los tenemos que leer. Si todos hicieran lo mismo, sería mucho más fácil, rápido y cómodo, leer los correos que nos llegan… y ejecutar las tareas lo antes posible.

Nota: De yapa, y no es de capricho, cada correo que me llega con un mal asunto, suele pasar mínimo 12 horas en la bandeja… a menos que me hayan puesto un famoso “URGENTE” o “MUY URGENTE” (que muchas veces no lo son…)

Nota 2: si, esto lo escribo luego de recibir unos 25 correos nuevos, entre los cuales 13 incumplen con el factor asunto… dentro de 12 horas me desayunaré que es lo que me pedían, claro…