Federico Almada

Hace bastante escribí una entrada sobre como redactar un correo electrónico, la cual por suerte ha tenido buena aceptación por mis más cercanos, ya que ahora parece que quieren cumplir con las reglas básicas

Ya que estamos, me gustaría avanzar en el tema, e ir a una segunda parte… escribiendo ¿cómo responder un correo electrónico?, es decir, redactar un correo en respuesta a otro que nos enviaron.

No voy a entrar en casos absurdos, porque seguramente los conocerán, sino más bien en buenas prácticas que seguramente les aliviará el problema tanto a ustedes como a quien le escriben.

A tener en cuenta:

• La mejor forma de responder un correo es dejando el correo anterior adjunto a este (ojo, el último mensaje, y no una cadena de 500 mensajes anteriores… a menos que sea estrictamente necesario). Esto les ahorrará tanto trabajo a la hora de redactar la respuesta, como también le facilitará la tarea a quien lo recibe, a la hora de interpretar el contexto de lo que se está hablando. (y además, por algo existe un botón “Responder” o “Reply”). El asunto de estos correos, suele ser “Re:…” por algo, es porque está emitiendo una “respuesta” y no necesariamente es un nuevo hilo de conversación.
• Si estamos teniendo un debate por correo en donde hay muchas personas involucradas, hagan uso de la opción Responder a Todos o Reply All… créanme, es más fácil que recolectar las direcciones y crear un correo nuevo… (además, si quieren excluir a alguien de la respuesta, es tan simple como borrar su dirección de los destinatarios). Digo esto, porque muchas veces recibo respuestas de correos grupales, sólo dirigidas a mi… (a veces soy macanudo y lo reenvio al resto, pero no siempre estoy de buen humor, je)
• Si el correo que recibimos es largo, y debemos responder a varias preguntas, tenemos varias opciones para organizarnos. Una es agarrar y escribir debajo de cada pregunta, con negrita u otro color (uno que permita que el que lo lea no se quede ciego… eviten el amarillo); mientras que hacer uso de las viñetas para poner la pregunta que nos hicieron, seguido de la respuesta que nos dieron. Esto normalmente crea menos conflicto en quien lo lee, aunque nos toma un poco más de tiempo…
• Asegúrense de responder a cada pregunta que les hicieron… ya que si no la responden “ahora”, la van a tener que responder seguramente en otro correo más… lo que implica una pérdida de tiempo para ambas partes. Si algo no lo saben, aclaren que no lo saben… no esperen que el otro se olvide de que preguntó eso… porque tiene su propio correo enviado como prueba.
• Asegúrense de que la respuesta que dan, sea realmente acertada a la pregunta que hacen… y esto lo pueden aplicar a los SMS si quieren. Les pongo un caso muy particular, hace varias semanas mandé un mensaje con este texto: “¿A qué hora vas a andar por Córdoba?.”; la respuesta fue “Estoy en RC”. Esta respuesta me puede sugerir dos cosas… a) la persona no viene para córdoba; b) la persona está en RC y viene más tarde para Córdoba… ¿me respondió mi pregunta?, no.
• Teniendo a 3 personas, A envía un correo a B, y B decide que estaría bueno reenviarselo a C, siendo que C no conoce a A. Suponiendo este caso, B debería tomar los recaudos suficientes como para no enviar información de A (correo, nombre, etc) a menos que sea necesario, ya que si C decide enviar este correo a otra/s persona/s, entonces la información de A seguirá metida en ese correo… y nunca nadie sabe si en el camino alguien puede alterar lo dicho como para hacer quedar mal al que inició la cadena (ya he visto un correo de este tipo). A su vez, esto permite que se creen los famosos “Forwards” que terminan con una lista inmensa de correos de unos y otros…

Créanme que veo de estos casos a diario, y si bien a veces por apuro termino rompiendo algunas reglas (como no borrar respuestas previas innecesarias), siempre trato de que lo que me preguntan… tenga una respuesta coherente.

Si alguien tiene sugerencias de otras, bienvenidas sean…